Centrală telefonică în cloud: ce este și de ce s-o alegi
Ce este o centrală telefonică în cloud, cum diferă de una tradițională și ce avantaje oferă întreprinderilor mici și mijlocii.
În ciuda chatului, a e-mailului și a apelurilor video, apelul telefonic rămâne canalul preferat de mulți clienți atunci când trebuie să contacteze o companie. De aceea un serviciu telefonic profesional este esențial. Întrebarea este ce tehnologie să alegi: vechea centrală instalată în birou sau o centrală telefonică în cloud.
În acest articol vedem ce este o centrală telefonică în cloud, cum se compară cu una tradițională și care sunt motivele concrete pentru a o alege.
Ce este o centrală telefonică în cloud
O centrală telefonică în cloud (sau centrală virtuală) este un sistem telefonic de firmă care funcționează în întregime prin Internet. În loc să cumperi și să întreții echipamente în sediu, folosești un serviciu furnizat dintr-un centru de date: vocea circulă prin rețea cu tehnologia VoIP (Voice over IP), iar toate funcțiile se administrează dintr-o singură interfață.
Se vorbește adesea despre UCaaS, Unified Communications as a Service: pe lângă apeluri, aceeași platformă poate include mesagerie vocală, fax prin web, chat, SMS, videoconferințe și contact center. Echipa folosește un telefon IP sau o aplicație pe computer ori pe smartphone, iar numărul firmei rămâne mereu același.
Centrală tradițională și centrală în cloud
| Centrală tradițională (on-premise) | Centrală în cloud | |
|---|---|---|
| Hardware | Echipamente și cablaj în sediu | Niciun echipament de instalat: telefoane IP sau aplicații |
| Investiție inițială | Ridicată | Redusă, cu abonament periodic |
| Întreținere și actualizări | În sarcina firmei | Se ocupă furnizorul |
| Utilizatori sau sedii noi | Necesită intervenții și uneori hardware nou | Se adaugă sau se elimină în câțiva pași |
| Muncă la distanță | Limitată sau complicată | Din orice loc cu conexiune la Internet |
| Funcții avansate | Adesea contra cost sau indisponibile | Incluse în platformă |
De ce să alegi o centrală telefonică în cloud
Costuri mai previzibile
Fără echipamente de cumpărat, instalat și actualizat, investiția inițială scade mult, iar cheltuiala devine un abonament lunar ușor de bugetat. Scad și intervențiile tehnice în sediu, pentru că întreținerea platformei revine furnizorului.
Flexibilitate și creștere
Nevoile unei firme se schimbă: angajați noi, un al doilea sediu, un vârf sezonier. Cu o centrală în cloud adaugi sau elimini utilizatori și linii când ai nevoie, fără să înlocuiești sistemul la fiecare etapă de creștere. Mutarea biroului nu mai înseamnă refacerea instalației: telefoanele se conectează la rețeaua noului sediu, iar numerele rămân aceleași.
Muncă la distanță și hibridă
Cu aplicațiile pentru computer și smartphone, fiecare răspunde cu numărul firmei oriunde se află, de pe dispozitivul personal sau de pe cel al companiei. Un apel în desfășurare poate trece de pe un dispozitiv pe altul fără întreruperi, iar starea de prezență le arată colegilor cine este disponibil. Devine mai simplu și să angajezi oameni din afara orașului tău. Dacă vrei detalii despre funcțiile de telefonie, le găsești pe pagina dedicată centralei telefonice cloud.
O imagine mai profesionistă
Un număr de firmă separat de cele personale îți permite să-l publici pe site și pe canalele publice fără ezitări și le oferă clienților un punct de contact stabil, chiar dacă oamenii își schimbă rolul sau pleacă din firmă. În plus, centrala în cloud îți oferă:
- răspunsuri automate și IVR pe mai multe niveluri, inclusiv în mai multe limbi;
- program de lucru, concedii și sărbători cu profiluri de zi și de noapte;
- cozi de așteptare cu mesaje și muzică personalizate;
- redirecționare, transfer și grupuri de apel;
- numere geografice și numere gratuite, cu posibilitatea de a le porta pe cele pe care le folosești deja.
Operațiuni mai simple
IVR-ul gestionează automat apelurile primite și îndrumă apelantul către persoana sau departamentul potrivit, lăsând echipei timp pentru solicitările mai complexe. Clientul nu mai întâlnește un telefon care sună în gol sau o căsuță vocală plină.
Colaborare și calitatea apelurilor
Telefon, chat, SMS și videoconferințe pe aceeași platformă înseamnă mai puține instrumente de administrat și mai puțini pași pentru echipă. Cât despre calitatea vocii, ea depinde mai ales de conexiunea la Internet: cu o rețea adecvată, VoIP-ul în cloud oferă un sunet clar, iar platforma EagleMercury beneficiază de un SLA de disponibilitate de 99,999%.
Control și integrări
Când angajații folosesc doar telefonul personal, firma nu are nicio vizibilitate asupra comunicărilor. Cu o centrală de firmă poți înregistra apelurile la cerere sau continuu, pentru instruire și verificarea calității, și poți păstra informațiile importante în acord cu regulile care ți se aplică. Platforma se integrează apoi cu Microsoft 365 și cu principalele CRM-uri, cu apel dintr-un clic din browser și API pentru conectarea aplicațiilor tale.
Cum alegi
Înainte de a decide, verifică câteva puncte:
- funcțiile de care echipa ta chiar are nevoie (IVR, cozi, înregistrare, aplicație mobilă);
- posibilitatea de a păstra numerele actuale;
- integrările cu software-ul pe care îl folosești deja;
- calitatea conexiunii la Internet în fiecare sediu;
- nivelul de asistență oferit de furnizor.
Pe scurt
O centrală telefonică în cloud înlocuiește echipamentele din sediu cu un serviciu prin Internet: costuri mai previzibile, creștere simplă, muncă la distanță fără obstacole și o imagine mai profesionistă. EagleMercury Elevate reunește telefonie, videoconferințe, chat și multe altele într-o singură platformă. Dacă vrei să afli dacă este soluția potrivită pentru firma ta, contactează-ne: te ajutăm să-ți evaluezi nevoile.
