Centralita en la nube: qué es y por qué elegirla
Qué es una centralita en la nube, en qué se diferencia de una centralita tradicional y qué ventajas ofrece a las pequeñas y medianas empresas.
A pesar del chat, el correo electrónico y las videollamadas, la llamada telefónica sigue siendo el canal preferido de muchos clientes para contactar con una empresa. Por eso un servicio telefónico profesional es imprescindible. La cuestión es qué tecnología elegir: la clásica centralita instalada en la oficina o una centralita en la nube.
En este artículo vemos qué es una centralita en la nube, cómo se compara con una tradicional y cuáles son los motivos concretos para elegirla.
Qué es una centralita en la nube
Una centralita en la nube (o centralita virtual) es un sistema telefónico empresarial que funciona íntegramente a través de Internet. En lugar de comprar y mantener equipos en tu sede, usas un servicio prestado desde un centro de datos: la voz viaja por la red con tecnología VoIP (Voice over IP) y todas las funciones se gestionan desde una única interfaz.
Se habla a menudo de UCaaS, Unified Communications as a Service: además de las llamadas, la misma plataforma puede incluir buzones de voz, fax por web, chat, SMS, videoconferencias y contact center. El equipo usa un teléfono IP o una aplicación en el ordenador o el móvil, y el número de la empresa es siempre el mismo.
Centralita tradicional frente a centralita en la nube
| Centralita tradicional (on-premise) | Centralita en la nube | |
|---|---|---|
| Hardware | Equipos y cableado en la sede | Sin equipos que instalar: teléfonos IP o aplicaciones |
| Inversión inicial | Elevada | Contenida, con cuota periódica |
| Mantenimiento y actualizaciones | A cargo de la empresa | Los gestiona el proveedor |
| Nuevos usuarios o sedes | Requieren intervenciones y a veces hardware nuevo | Se añaden o se quitan en pocos pasos |
| Trabajo en remoto | Limitado o complejo | Desde cualquier lugar con conexión a Internet |
| Funciones avanzadas | A menudo de pago o no disponibles | Incluidas en la plataforma |
Por qué elegir una centralita en la nube
Costes más previsibles
Sin equipos que comprar, instalar y actualizar, la inversión inicial se reduce mucho y el gasto pasa a ser una cuota mensual fácil de presupuestar. También disminuyen las intervenciones técnicas en la sede, porque el mantenimiento de la plataforma corre a cargo del proveedor.
Flexibilidad y crecimiento
Las necesidades de una empresa cambian: nuevas incorporaciones, una segunda sede, un pico de temporada. Con una centralita en la nube añades o quitas usuarios y líneas cuando hace falta, sin sustituir el sistema en cada etapa de crecimiento. Cambiar de oficina ya no implica rehacer la instalación: los teléfonos se conectan a la red de la nueva sede y los números siguen siendo los mismos.
Trabajo en remoto e híbrido
Con las aplicaciones para ordenador y móvil, cada persona responde con el número de la empresa esté donde esté, desde su propio dispositivo o uno corporativo. Una llamada en curso puede pasar de un dispositivo a otro sin cortes, y el estado de presencia permite a los compañeros saber quién está disponible. Contratar personas fuera de tu provincia también resulta más sencillo. Si quieres profundizar en las funciones de telefonía, las encontrarás en la página sobre la centralita en la nube.
Una imagen más profesional
Un número de empresa separado de los personales te permite publicarlo en la web y en los canales públicos sin dudar, y ofrece a los clientes una referencia estable aunque las personas cambien de puesto o dejen la empresa. Además, con la centralita en la nube dispones de:
- contestadores automáticos e IVR multinivel, también en varios idiomas;
- horarios de oficina, vacaciones y festivos con perfiles de día y de noche;
- colas de espera con mensajes y música personalizados;
- desvío, transferencia y grupos de timbre;
- números geográficos y gratuitos, con la posibilidad de portar los que ya utilizas.
Operaciones más sencillas
El IVR gestiona automáticamente las llamadas entrantes y dirige a quien llama hacia la persona o el departamento adecuados, de modo que el equipo dispone de tiempo para las consultas más complejas. El cliente ya no se encuentra con un teléfono que suena sin respuesta o con un buzón lleno.
Colaboración y calidad de las llamadas
Teléfono, chat, SMS y videoconferencias en la misma plataforma significan menos herramientas que gestionar y menos pasos para el equipo. En cuanto a la calidad de la voz, depende sobre todo de la conexión a Internet: con una red adecuada, el VoIP en la nube ofrece un audio claro, y la plataforma de EagleMercury cuenta con un SLA de disponibilidad del 99,999 %.
Control e integraciones
Cuando los empleados usan solo su teléfono personal, la empresa no tiene ninguna visibilidad sobre sus comunicaciones. Con una centralita empresarial puedes grabar las llamadas a petición o de forma continua, para formación y control de calidad, y conservar la información importante conforme a las normas que te afectan. La plataforma se integra además con Microsoft 365 y con los principales CRM, con llamada con un clic desde el navegador y API para conectar tus aplicaciones.
Cómo elegir
Antes de decidir, comprueba algunos puntos:
- las funciones que tu equipo necesita de verdad (IVR, colas, grabación, aplicación móvil);
- la posibilidad de mantener los números actuales;
- las integraciones con el software que ya utilizas;
- la calidad de la conexión a Internet en cada sede;
- el nivel de asistencia que ofrece el proveedor.
En resumen
Una centralita en la nube sustituye los equipos en la sede por un servicio a través de Internet: costes más previsibles, crecimiento sencillo, trabajo en remoto sin obstáculos y una imagen más profesional. EagleMercury Elevate reúne telefonía, videoconferencias, chat y mucho más en una única plataforma. Si quieres saber si es la solución adecuada para tu empresa, contáctanos: te ayudamos a valorar tus necesidades.
