Centralino in cloud: cos’è e perché sceglierlo
Che cos’è un centralino in cloud, come si differenzia da un centralino tradizionale e quali vantaggi offre a una piccola o media impresa.
Nonostante chat, email e videochiamate, la telefonata resta il canale preferito da molti clienti quando devono contattare un’azienda. Per questo un servizio telefonico professionale è indispensabile. La domanda è quale tecnologia scegliere: il vecchio centralino installato in ufficio o un centralino in cloud.
In questo articolo vediamo che cos’è un centralino in cloud, come si confronta con uno tradizionale e quali sono i motivi concreti per sceglierlo.
Che cos’è un centralino in cloud
Un centralino in cloud (o centralino virtuale) è un sistema telefonico aziendale che funziona interamente via Internet. Invece di acquistare e mantenere apparecchi in sede, usi un servizio erogato da un data center: la voce viaggia sulla rete con la tecnologia VoIP (Voice over IP) e tutte le funzioni si gestiscono da un’unica interfaccia.
Si parla spesso di UCaaS, Unified Communications as a Service: oltre alle chiamate, la stessa piattaforma può includere caselle vocali, fax via web, chat, SMS, videoconferenze e contact center. Il team usa un telefono IP, un’app sul computer o sullo smartphone, e il numero aziendale è sempre lo stesso.
Centralino tradizionale e centralino in cloud
| Centralino tradizionale (on-premise) | Centralino in cloud | |
|---|---|---|
| Hardware | Apparati e cablaggi in sede | Nessun apparato da installare, si usano telefoni IP o app |
| Investimento iniziale | Elevato | Contenuto, con canone periodico |
| Manutenzione e aggiornamenti | A carico dell’azienda | Gestiti dal fornitore |
| Nuovi utenti o sedi | Richiedono interventi e a volte nuovo hardware | Si aggiungono o si tolgono in pochi passaggi |
| Lavoro da remoto | Limitato o complesso | Da qualsiasi luogo con una connessione Internet |
| Funzioni evolute | Spesso a pagamento o non disponibili | Incluse nella piattaforma |
Perché scegliere un centralino in cloud
Costi più prevedibili
Senza apparati da acquistare, installare e aggiornare, l’investimento iniziale si riduce molto e la spesa diventa un canone mensile facile da mettere a budget. Diminuiscono anche gli interventi tecnici in sede, perché la manutenzione della piattaforma è a carico del fornitore.
Flessibilità e crescita
Le esigenze di un’azienda cambiano: nuovi collaboratori, una seconda sede, un picco stagionale. Con un centralino in cloud aggiungi o rimuovi utenti e linee quando serve, senza dover sostituire il sistema a ogni passo di crescita. Spostare l’ufficio non significa più rifare l’impianto: i telefoni si collegano alla rete nella nuova sede e i numeri restano gli stessi.
Lavoro da remoto e ibrido
Con le app per computer e smartphone ogni persona risponde con il numero aziendale ovunque si trovi, usando il proprio dispositivo o uno aziendale. Una chiamata in corso può passare da un dispositivo all’altro senza interruzioni, e lo stato di presenza permette ai colleghi di capire chi è raggiungibile. Anche assumere collaboratori fuori dalla tua provincia diventa più semplice. Se vuoi approfondire le funzioni di telefonia, trovi i dettagli nella pagina dedicata al centralino cloud.
Un’immagine più professionale
Un numero aziendale separato da quelli personali ti permette di pubblicarlo sul sito e sui canali pubblici senza esitazioni, e di dare ai clienti un riferimento stabile anche quando le persone cambiano ruolo o lasciano l’azienda. Con il centralino in cloud ottieni inoltre:
- risponditori automatici e IVR multilivello, anche in più lingue;
- orari d’ufficio, ferie e festività con profili giorno e notte;
- code di attesa con messaggi e musica personalizzata;
- deviazione, trasferimento e gruppi di squillo;
- numeri geografici e numeri verdi, con la possibilità di portare i numeri che già usi.
Operazioni più semplici
L’IVR gestisce in automatico le chiamate in entrata e smista chi chiama verso la persona o il reparto giusto, lasciando al team il tempo per le richieste più complesse. Il cliente non incontra più un telefono che squilla a vuoto o una segreteria piena.
Collaborazione e qualità delle chiamate
Telefono, chat, SMS e videoconferenze nella stessa piattaforma significano meno strumenti da gestire e meno passaggi per il team. Quanto alla qualità della voce, dipende soprattutto dalla connessione Internet: con una rete adeguata il VoIP in cloud offre audio chiaro, e la piattaforma di EagleMercury è coperta da un SLA di disponibilità del 99,999%.
Controllo e integrazioni
Quando i collaboratori usano solo il proprio telefono personale, l’azienda non ha alcuna visibilità sulle comunicazioni. Con un centralino aziendale puoi registrare le chiamate su richiesta o in modo continuo, per formazione e verifica della qualità, e conservare le informazioni importanti nel rispetto delle regole che ti riguardano. La piattaforma si integra inoltre con Microsoft 365 e con i principali CRM, con la chiamata con un clic dal browser e API per collegare le tue applicazioni.
Come scegliere
Prima di decidere, verifica alcuni punti:
- le funzioni che servono davvero al tuo team (IVR, code, registrazione, app mobile);
- la possibilità di mantenere i numeri attuali;
- la disponibilità di integrazioni con i software che usi già;
- la qualità della connessione Internet nelle sedi;
- il livello di assistenza offerto dal fornitore.
In sintesi
Un centralino in cloud sostituisce gli apparati in sede con un servizio via Internet: costi più prevedibili, crescita semplice, lavoro da remoto senza ostacoli e un’immagine più professionale. EagleMercury Elevate riunisce telefonia, videoconferenze, chat e molto altro in un’unica piattaforma. Se vuoi capire se è la soluzione giusta per la tua azienda, contattaci: ti aiutiamo a valutare le tue esigenze.
