
Se non avete familiarità con l’uso di un telefono VoIP, l’idea di fare il passaggio potrebbe sembrare complessa. Tuttavia, l’acronimo (che sta per “Voice over Internet Protocol”) è semplicemente un altro modo di dire “servizio telefonico online”.
In effetti, è probabile che abbiate usato o vi siate collegati a un telefono VoIP senza rendervene conto. La tecnologia esiste da decenni ed è maturata fino a diventare una potenza, grazie alla ricchissima serie di funzioni.
Come può un sistema telefonico VoIP migliorare e far progredire la vostra organizzazione? Condivideremo con voi 12 delle caratteristiche e dei vantaggi più impressionanti.
Aspetti salienti:
- Un sistema telefonico VoIP consente di risparmiare denaro, è facile da configurare e offre la massima mobilità al vostro team.
- I servizi VoIP sono sicuri e facili da scalare.
- Un telefono VoIP può offrire alla vostra azienda la migliore qualità delle chiamate e funzioni avanzate, come la segreteria telefonica via e-mail, i numeri virtuali, il fax, l’archiviazione e gli assistenti automatici.
- I telefoni VoIP possono integrarsi con il software aziendale per massimizzare la produttività.
- Ridurre i costi utilizzando un sistema telefonico VoIP
Non c’è dubbio: il denaro è una preoccupazione per ogni azienda. Tuttavia, un investimento iniziale pratico può spesso far risparmiare denaro a lungo termine.
Fortunatamente, il costo di installazione di un sistema VoIP è una frazione della spesa di una centrale telefonica privata tradizionale. Il motivo è che le comunicazioni unificate tramite VoIP possono essere totalmente virtuali. Il provider ospita tutto il costoso hardware.
Con una solida connessione a Internet, è possibile accedere anche alle chiamate interurbane e internazionali senza costi aggiuntivi. - Semplificare l’installazione e le modifiche
Dato che non avete bisogno di hardware e attrezzature considerevoli, non dovete nemmeno aspettare tempi lunghi per le installazioni. Un semplice sistema telefonico VoIP può essere installato in poche ore con l’intervento di un esperto per la migrazione e l’onboarding. Inoltre, un pannello di controllo online vi permette di modificare le funzioni a vostro piacimento senza bisogno di un tecnico che venga in ufficio. - Mobilità totale
Le funzionalità online offrono la massima mobilità. I numeri di telefono VoIP possono essere utilizzati su dispositivi dedicati o su altri dispositivi intelligenti grazie a una comoda applicazione.
I membri del team possono rispondere alle chiamate dalla scrivania o dal cellulare e passare da un numero all’altro senza problemi. Sia che il vostro team di lavoro sia in ufficio, in remoto o in modalità brida, tutti i componenti possono godere degli stessi vantaggi e della stessa connettività. - Accesso ad una sicurezza eccezionale
Lavorare da remoto e in mobilità non significa dover compromettere la sicurezza dei dati o la conformità alle normative. Anzi, le vostre informazioni diventano più sicure perché il vostro provider può archiviare le conversazioni in centri dati altamente protetti.
Questa soluzione in hosting vi protegge anche con un backup dei dati di qualità superiore in caso di emergenze o disastri su larga scala. - Ottenere la massima scalabilità
La stagionalità di un’azienda può rendere difficile la pianificazione e il budget. Il controllo amministrativo del vostro sistema telefonico VoIP vi permette di aggiungere, rimuovere o modificare funzioni e utenti con pochi passaggi. I componenti aggiuntivi sono immediatamente disponibili quando servono e si possono ridurre temporaneamente se necessario. - Qualità ad alta definizione
La stessa potenza di Internet che vi permette di guardare in streaming i vostri programmi preferiti in 4K vi consente di avere una qualità di chiamata chiara. Se avete accesso a Internet ad alta velocità, la connettività telefonica VoIP è la soluzione ottimale per le chiamate. - Usufruire di una segreteria telefonica avanzata
Non è sempre possibile fermarsi per rispondere a una chiamata, e chi chiama potrebbe non volersi o non essere in grado di fermarsi per inviare un messaggio o un’e-mail. Con la trascrizione della segreteria telefonica, potete leggere rapidamente il messaggio e decidere come rispondere.
È anche possibile ricevere i messaggi vocali nella casella di posta elettronica, dove è possibile leggerli o ascoltarne la riproduzione. Questa funzione vi aiuta a preservare il vostro flusso di lavoro per una maggiore produttività. - Impostare numeri di telefono virtuali VoIP per la privacy e mantenere sempre presente il vostro marchio
I telefoni online sono in genere dotati di numeri virtuali, che offrono ai chiamanti una maggiore privacy e anonimato. Il vostro team può rispondere alle chiamate dalla linea aziendale sui propri dispositivi, senza rivelare i propri numeri personali.
Il vostro sistema telefonico VoIP vi consente di fornire ai membri remoti del team numeri che utilizzano lo stesso prefisso. Potete anche assegnare loro delle estensioni dalla linea aziendale principale. Questa funzionalità consente di fornire un aspetto unificato e un’identità di marchio coerente. - Integrare il software aziendale
Una delle caratteristiche preferite dalle aziende per i telefoni VoIP è la possibilità di integrare le applicazioni aziendali con il software di comunicazione. Passare da un programma all’altro per l’inserimento dei dati può lentamente esaurire la vostra efficienza. Le integrazioni software consentono di raccogliere i dati in modo preciso e senza soluzione di continuità. - Usare il fax online
Il fatto che le comunicazioni siano tecnologicamente avanzate non significa che dobbiate abbandonare i vostri partner e clienti più tradizionali. Un eccellente sistema telefonico VoIP vi permette di ricevere, visualizzare e gestire i fax come allegati di posta elettronica o via web, senza bisogno di una linea telefonica aggiuntiva.
È interessante notare che il mercato globale dei servizi fax sta assistendo a una rinascita, con un tasso di crescita annuale composto previsto dell’11%. Le funzionalità di fax online vi consentono di rimanere in contatto con questo prezioso segmento di mercato. - Registrazione e archiviazione delle conversazioni
La registrazione delle interazioni sulle linee aziendali può essere di enorme utilità. Non solo si soddisfano i vari standard legali e normativi, ma si dispone anche di un ricco archivio di informazioni per monitorare le prestazioni del team e migliorare la formazione.
Il vostro sistema telefonico VoIP può registrare e archiviare automaticamente le conversazioni. Inoltre, un software analitico avanzato può fornire a colpo d’occhio informazioni sul tono e sul contenuto di una discussione. - Utilizzare gli assistenti automatici
L’aumento del commercio internazionale comporta la necessità di assistere i clienti a tutte le ore del giorno. Anche se disponete di un valido team di rappresentanti, avete bisogno di aiuto per accettare e inoltrare le chiamate verso le persone giuste.
I telefoni VoIP offrono un facile accesso agli assistenti automatici che completano il software di risposta vocale interattiva. Questi programmi di facile utilizzo consentono di risparmiare denaro, di rispondere prontamente alle chiamate e di far concentrare il team su attività più importanti.