Doce cosas que puedes hacer con un sistema telefónico VoIP

VoIP son las siglas de “Voice over Internet Protocol”: telefonía que viaja por Internet en lugar de por las líneas tradicionales. Si nunca lo has usado, el cambio puede parecer complicado. En realidad, es probable que ya hayas utilizado un servicio VoIP sin darte cuenta: la tecnología existe desde hace años y ha madurado hasta convertirse en una auténtica plataforma de comunicación.

¿Qué puede hacer en concreto un sistema telefónico VoIP por tu empresa? Estas son doce funciones y ventajas, todas disponibles con la centralita en la nube de EagleMercury.

1. Reducir costes y olvidarte del hardware

Una centralita tradicional exige equipos que comprar, instalar y mantener. Con una centralita en la nube, el proveedor aloja la infraestructura y tú pagas por los servicios que usas. No hay una central que actualizar en la oficina, lo que casi siempre supone menores costes iniciales y una gestión más sencilla a lo largo del tiempo.

2. Gestionarlo todo desde un único panel

Añadir un usuario, asignar un número o cambiar un desvío no requiere un técnico en la oficina. Un único panel de administración reúne usuarios, números y servicios, con extensiones virtuales y recursos compartidos. Si tu actividad es estacional o la plantilla cambia a menudo, puedes ajustar el sistema en pocos pasos.

3. Trabajar desde cualquier lugar

Tu número de empresa no está atado a un escritorio. Cada usuario puede tener hasta 5 teléfonos fijos, la app de escritorio y la app móvil, y puede pasar una llamada en curso de un dispositivo a otro sin cortes. En la oficina, en casa o de viaje, el equipo tiene las mismas herramientas y el mismo número.

4. Usar los números que necesitas y conservar los que tienes

Puedes activar números geográficos y gratuitos en Italia y en otros países europeos, útiles para atender distintos mercados con presencia local. Los números existentes se pueden portar al nuevo sistema, de modo que los datos de contacto ya impresos en tarjetas y documentos siguen siendo válidos. Quien responde desde su smartphone lo hace con el número de la empresa, sin mostrar el personal.

5. Recibir el buzón de voz donde te resulte más cómodo

No siempre puedes contestar, y quien llama no siempre quiere dejar un mensaje largo. Los buzones de voz personales, de grupo y de empresa reenvían los mensajes por correo electrónico, donde puedes escucharlos o leerlos. Con la transcripción de los mensajes de voz, un vistazo basta para saber si algo es urgente.

6. Recibir a quien llama con un locutor automático

Un IVR bien diseñado dirige las llamadas a las personas adecuadas sin saturar la centralita. Puedes crear IVR múltiples y multinivel, incluso en varios idiomas, y definir perfiles de día y de noche con horarios de oficina, vacaciones y festivos. Quien llama fuera de horario oye el mensaje correcto, no una línea muda.

7. Organizar colas y grupos de timbre

Cuando las llamadas llegan a la vez, las colas de espera informan de la posición y del tiempo de espera, con música personalizada mientras tanto. Los grupos de timbre pueden hacer sonar todos los teléfonos a la vez o por turnos. Desvío, transferencia, aparcamiento y respuesta por ausente completan la gestión diaria.

8. Enviar y recibir faxes sin una línea dedicada

Algunos clientes, despachos profesionales y organismos públicos aún usan el fax. Con la línea de fax por web no necesitas ni un aparato ni una línea adicional: gestionas los documentos desde el navegador, sin dejar de lado a quien trabaja de forma más tradicional.

9. Grabar y archivar las conversaciones

Grabar llamadas, reuniones, chats y SMS ayuda a cumplir los requisitos normativos de tu sector y crea un archivo útil para formar a nuevos compañeros y verificar la calidad del servicio. La conservación durante 30 días está incluida y puede ampliarse hasta 7 años como opción, con búsqueda rápida en los contenidos. Conoce más sobre seguridad y archivo.

10. Analizar las llamadas con inteligencia artificial

Las grabaciones no deben ser un depósito que se escucha a mano. Las funciones de IA transcriben y analizan las llamadas grabadas por temas y sentimiento, y resumen las reuniones con puntos clave y tareas pendientes. Obtienes de un vistazo el contenido y el tono de una conversación.

11. Conectar el teléfono con el software de la empresa

Saltar de un programa a otro para registrar los datos de una llamada hace perder tiempo y provoca errores. EagleMercury se integra con Microsoft 365, Outlook, Google Workspace, Slack y los principales CRM, entre ellos Salesforce, Dynamics 365, Zoho CRM, SugarCRM, NetSuite y Zendesk. Puedes llamar con un clic desde el navegador o desde el CRM, y las API permiten integraciones a medida.

12. Combinar voz, vídeo, chat y SMS en una sola plataforma

El teléfono es solo un canal. La misma plataforma te ofrece videoconferencias de hasta 200 participantes en HD, chats cifrados individuales y de grupo, canales y SMS enviados con el número de la empresa. El historial se mantiene sincronizado entre ordenador y smartphone, y todo está protegido con cifrado, autenticación en dos pasos y centros de datos monitorizados las 24 horas, con un SLA de disponibilidad del 99,999 %.

En resumen

Un sistema telefónico VoIP no sirve solo para llamar: reduce el hardware, da movilidad al equipo, automatiza la atención a los clientes y se conecta con el software que usas a diario. La mejor manera de saber qué cambiaría en tu empresa es verlo funcionando. Contáctanos para una consulta y una demostración.