Dodici cose che puoi fare con un sistema telefonico VoIP

VoIP è l’acronimo di “Voice over Internet Protocol”, cioè telefonia che viaggia su Internet invece che sulle linee tradizionali. Se non l’hai mai adottato, il passaggio può sembrare complesso. In realtà è probabile che tu abbia già usato un servizio VoIP senza accorgertene: la tecnologia esiste da anni ed è maturata fino a diventare una vera piattaforma di comunicazione.

Cosa può fare, concretamente, un sistema telefonico VoIP per la tua azienda? Ecco dodici funzioni e vantaggi, tutti disponibili con il centralino cloud di EagleMercury.

1. Ridurre i costi e dimenticare l’hardware

Un centralino tradizionale richiede apparecchiature da acquistare, installare e mantenere. Con un centralino cloud l’infrastruttura è ospitata dal fornitore e tu paghi i servizi che usi. Non c’è una centrale da aggiornare in ufficio, e questo si traduce quasi sempre in costi iniziali più bassi e in una gestione più semplice nel tempo.

2. Gestire tutto da un unico pannello

Aggiungere un utente, assegnare un numero o cambiare un instradamento non richiede l’intervento di un tecnico in sede. Un solo pannello di amministrazione raccoglie utenti, numeri e servizi, con interni virtuali e risorse condivise. Se la tua attività è stagionale o l’organico cambia spesso, puoi adeguare il sistema in pochi passaggi.

3. Lavorare da qualsiasi luogo

Il tuo numero aziendale non è legato a una scrivania. Ogni utente può avere fino a 5 telefoni fissi, l’app desktop e l’app mobile, e può spostare una chiamata in corso da un dispositivo all’altro senza interruzioni. In ufficio, a casa o in viaggio, il team ha gli stessi strumenti e lo stesso numero.

4. Usare i numeri che servono e portare quelli che hai

Puoi attivare numeri geografici e numeri verdi in Italia e in altri paesi europei, utili per presidiare mercati diversi con un numero locale. I numeri esistenti si possono portare nel nuovo sistema, così non devi cambiare i recapiti già stampati su biglietti da visita e documenti. Chi risponde dal proprio smartphone lo fa con il numero aziendale, senza mostrare quello personale.

5. Ricevere la segreteria dove ti è più comodo

Non sempre puoi rispondere, e chi chiama non sempre vuole lasciare un messaggio lungo. Le caselle vocali personali, di gruppo e aziendali inoltrano i messaggi via email, dove puoi ascoltarli o leggerli. Grazie alla trascrizione dei messaggi vocali, un’occhiata basta per capire se la richiesta è urgente.

6. Accogliere i chiamanti con un risponditore automatico

Un IVR ben fatto smista le chiamate verso le persone giuste senza impegnare il centralino. Puoi creare IVR multipli e multilivello, anche in più lingue, e definire profili giorno e notte con orari d’ufficio, ferie e festività. Chi chiama fuori orario trova un messaggio corretto, non una linea muta.

7. Organizzare code e gruppi di squillo

Quando le chiamate arrivano insieme, le code di attesa informano il chiamante sulla posizione e sul tempo di attesa, con musica personalizzata nel frattempo. I gruppi di squillo possono far suonare tutti i telefoni contemporaneamente o a rotazione. Deviazione, trasferimento, parcheggio e risposta per assente completano la gestione quotidiana.

8. Ricevere e inviare fax senza una linea dedicata

Alcuni clienti, studi professionali ed enti pubblici usano ancora il fax. Con la linea fax via web non ti serve né un apparecchio né una linea aggiuntiva: gestisci i documenti da browser, senza rinunciare a chi lavora in modo più tradizionale.

9. Registrare e archiviare le conversazioni

Registrare chiamate, riunioni, chat e SMS aiuta a rispettare i requisiti di conformità del tuo settore e crea un archivio utile per formare i nuovi colleghi e verificare la qualità del servizio. La conservazione per 30 giorni è inclusa e può arrivare fino a 7 anni come opzione, con ricerca rapida nei contenuti. Scopri di più su sicurezza e archiviazione.

10. Analizzare le chiamate con l’intelligenza artificiale

Le registrazioni non devono restare un deposito da ascoltare a mano. Le funzioni AI trascrivono e analizzano le chiamate registrate per argomenti e sentiment, e riassumono le riunioni con punti chiave e attività da svolgere. Ottieni a colpo d’occhio il contenuto e il tono di una conversazione.

11. Collegare telefono e software aziendali

Passare da un programma all’altro per riportare i dati di una chiamata fa perdere tempo e genera errori. EagleMercury si integra con Microsoft 365, Outlook, Google Workspace, Slack e con i principali CRM, tra cui Salesforce, Dynamics 365, Zoho CRM, SugarCRM, NetSuite e Zendesk. Puoi chiamare con un clic dal browser o dal CRM, e le API consentono integrazioni su misura.

12. Comunicare con voce, video, chat e SMS sulla stessa piattaforma

Il telefono è solo uno dei canali. Con la stessa piattaforma hai videoconferenze fino a 200 partecipanti in HD, chat cifrate di gruppo e individuali, canali e SMS inviati con il numero aziendale. La cronologia resta sincronizzata tra computer e smartphone, e tutto è protetto da cifratura, autenticazione a due fattori e data center monitorati 24 ore su 24, con uno SLA di disponibilità del 99,999%.

In sintesi

Un sistema telefonico VoIP non serve solo a telefonare: riduce l’hardware, rende il team mobile, automatizza l’accoglienza dei clienti e si collega ai software che usi ogni giorno. Il modo migliore per capire cosa cambierebbe nella tua azienda è vederlo in funzione. Contattaci per una consulenza e una dimostrazione.