Telefonia VoIP pentru afaceri: ce este și cum funcționează

Dacă conduci o firmă, ai auzit probabil de VoIP. Multe companii îl folosesc zilnic fără să-și dea seama, pentru că, pentru cel care sună și cel care răspunde, experiența este a unui apel obișnuit. În spate, însă, totul este diferit: vocea circulă prin internet, nu pe liniile tradiționale de cupru, iar asta deschide posibilități pe care telefonia fixă nu le oferă.

În acest articol vedem ce este telefonia VoIP, cum funcționează un apel și ce avantaje concrete aduce unei firme. Dacă te interesează trecerea de la vechea centrală telefonică, avem un articol separat despre migrare.

Ce este telefonia VoIP

VoIP înseamnă Voice over Internet Protocol: o tehnologie care transmite apelurile prin rețeaua de date, nu prin linia telefonică analogică. Pe lângă apelurile vocale, un serviciu modern include de obicei mesaje, apeluri video și alte funcții de comunicare.

Un telefon VoIP este orice dispozitiv care se conectează la internet și folosește acest protocol: un aparat de birou sau o aplicație pe smartphone ori pe computer. Dispozitivul transformă vocea în pachete de date comprimate, le trimite prin rețea și, la celălalt capăt, le reasamblează în sunet.

VoIP și linia tradițională, față în față

O linie analogică este legată de un cablu fizic și, deci, de un loc anume. VoIP funcționează oriunde există conexiune: rețea cablată, Wi-Fi sau date mobile. Aceasta este diferența de fond, din care decurg aproape toate celelalte.

Aspect	Telefonia VoIP	Linia tradițională
Conectare	Internet	Cablaj analogic de cupru
Unde poți lucra	Oriunde există conexiune	Legat de sediu
Calitatea sunetului	Digitală, de înaltă definiție	Limitată de linie
Răspuns automat	Inclus în serviciu	Necesită o centrală dedicată
Dispozitive	Telefoane de birou, aplicații mobile și desktop	Doar aparate conectate la linie
Extindere	Adaugi sau elimini utilizatori dintr-un panou	Intervenții tehnice și cablaj nou
Criptarea apelurilor	Disponibilă	Indisponibilă

Cum funcționează un apel VoIP

Procesul are mai mulți pași, dar sistemul îi parcurge într-o fracțiune de secundă:

1. Formezi numărul sau alegi un contact, ca pe orice telefon.
2. Dispozitivul se înregistrează la serverele furnizorului, care îi verifică datele de autentificare.
3. Serverul stabilește și gestionează legătura cu interlocutorul, direcționând apelul pe rețeaua potrivită.
4. În timpul conversației, vocea este convertită în pachete de date comprimate și trimisă furnizorului.
5. Pachetele ajung la celălalt interlocutor, care le primește direct dacă folosește și el VoIP; altfel, ele sunt mai întâi convertite pentru rețeaua telefonică tradițională.

Pentru cel care sună, diferența față de un apel clasic este aproape imperceptibilă.

Calitatea depinde de rețeaua ta

Fiindcă vocea circulă sub formă de date, calitatea depinde de conexiune: o linie de internet stabilă, cu lățime de bandă suficientă, este cerința de bază. Cu un furnizor de încredere, datele sunt direcționate eficient și protejate pe parcurs.

Avantajele VoIP pentru firmă

Costuri mai mici

Pentru apeluri de calitate ai nevoie de o conexiune bună, nu de o infrastructură telefonică scumpă de instalat și întreținut. Apelurile între sedii și către alte țări sunt, în general, mai ieftine decât pe linia tradițională.

Flexibilitate și muncă de la distanță

Cu o centrală fizică, angajații trebuie să fie la sediu. Cu VoIP, numărul firmei te urmează: poți răspunde de pe computer sau de pe smartphone, inclusiv în deplasare, și poți muta apelul de pe un dispozitiv pe altul fără să-l întrerupi. Astfel, munca hibridă și angajarea de oameni din afara orașului devin mai simple.

Scalabilitate

Un sediu nou, un vârf sezonier sau un coleg în plus? Adaugi sau reduci utilizatori din panoul de administrare, fără cablaj și fără tehnicieni la sediu.

Funcții avansate incluse

Un serviciu VoIP în cloud include funcții pentru care o centrală tradițională cere module suplimentare:

• răspuns automat (IVR), inclusiv pe mai multe niveluri și în mai multe limbi;
• profiluri de zi și de noapte, cu program de lucru, concedii și sărbători;
• cozi de așteptare, grupuri de apelare, redirecționări și transferuri;
• căsuțe vocale personale, de grup și ale firmei, cu redirecționare prin e-mail;
• starea de prezență a colegilor.

Securitate

Comunicațiile pot fi protejate prin criptare, iar apelurile de serviciu care trec printr-o aplicație a firmei rămân sub controlul acesteia. Pentru mai multe detalii, vezi pagina despre securitate și arhivare.

Integrare cu instrumentele de lucru

În comunicațiile unificate, apelurile, chatul, SMS-urile și videoconferințele coexistă în același mediu și funcționează împreună cu celelalte aplicații ale firmei. Află cum în pagina despre centrala telefonică în cloud.

Ce telefon VoIP să alegi

Ai două variante, pe care le poți combina.

Softphone. O aplicație care transformă un smartphone, o tabletă sau un computer într-un telefon de serviciu. Nu cere hardware dedicat și îți permite să folosești numărul de serviciu fără să-l amesteci cu cel personal. Apelurile trec prin aplicație, așa că firma își păstrează controlul asupra lor.

Telefon de birou VoIP. Un aparat care se conectează la rețea și oferă sunet de înaltă calitate și taste dedicate: potrivit pentru recepție, birouri și pentru cei care sună mult. Multe modele compatibile se configurează automat. Pentru sălile de ședințe există și dispozitive de conferință cu microfon și difuzor, create pentru grupuri.

Cu EagleMercury Elevate poți folosi până la 5 telefoane de birou, aplicații desktop și aplicații mobile pentru fiecare utilizator.

Întrebări frecvente

Am nevoie de un telefon VoIP ca să folosesc VoIP? Nu, dacă ai deja un smartphone, o tabletă sau un computer: este suficientă o aplicație softphone. Un aparat fizic este opțional.

Cât costă un telefon VoIP? Depinde de model: telefoanele cu multe funcții pot costa câteva sute de euro, dar există și aparate mai ieftine. Aplicația softphone este, de regulă, inclusă în serviciu.

Calitatea este la fel de bună ca pe o linie tradițională? Cu o conexiune stabilă, da, și adesea mai bună, datorită sunetului digital de înaltă definiție.

Funcționează oriunde? Oriunde ai o conexiune la internet fiabilă, inclusiv pentru echipe la distanță și hibride.

Pe scurt

Telefonia VoIP mută apelurile firmei pe internet: costuri mai mici de infrastructură, mai multă flexibilitate, funcții avansate din start și comunicații integrate cu celelalte instrumente de lucru. Îți trebuie doar o conexiune bună și, dacă dorești, un telefon dedicat.

Vrei să afli dacă se potrivește firmei tale? Contactează-ne și te vom ajuta să găsești soluția potrivită.