Centralino in cloud o in sede: costi, continuità e crescita

Per molte aziende il centralino è ancora un armadio in un angolo dell’ufficio: un apparato acquistato anni fa, un contratto di manutenzione e un tecnico da chiamare quando qualcosa smette di funzionare. Intanto il modo di lavorare è cambiato: più sedi, persone in smart working, clienti che si aspettano di trovare sempre qualcuno.

Il centralino in cloud (detto anche hosted PBX o centralino virtuale) sposta la logica del sistema telefonico dai locali dell’azienda ai data center di un fornitore. Di seguito confrontiamo i due modelli su quattro aspetti concreti: come funzionano, quanto costano nel tempo, cosa succede quando qualcosa si guasta e come accompagnano la crescita. Alla fine trovi anche i casi in cui un centralino in sede può avere ancora senso.

Due architetture, una domanda: dove si trova il centralino

Centralino virtuale, IP-PBX, centralino cloud: i nomi cambiano, ma la differenza di fondo riguarda una cosa sola, cioè dove si trova fisicamente il sistema che smista le chiamate.

Il centralino in sede

Nel modello tradizionale (on-premise) l’azienda acquista e ospita l’hardware: il centralino, le schede per le linee, a volte un server dedicato. Installazione, configurazione, aggiornamenti, patch di sicurezza e guasti sono a carico dell’azienda, del suo reparto IT o di un installatore esterno.

È un sistema autonomo, e per questo viene spesso percepito come “più sotto controllo”. Nella pratica, però, il controllo dipende dal tempo e dalle competenze che puoi dedicargli: un apparato che non viene aggiornato con regolarità è meno sicuro, non più sicuro.

Il centralino in cloud

Con un centralino in cloud l’instradamento delle chiamate, i risponditori automatici e le regole del sistema risiedono in data center protetti e monitorati. Il fornitore gestisce l’infrastruttura, gli aggiornamenti e la disponibilità del servizio; il tuo team usa telefoni IP, l’app sul computer o quella sullo smartphone, sempre con lo stesso numero aziendale.

Con EagleMercury Elevate ogni utente può avere fino a 5 telefoni fissi più le app desktop e mobile, e una chiamata passa da un dispositivo all’altro senza cadere. Le impostazioni si cambiano da un pannello unico, senza mettere mano a cavi e apparati.

I costi nell’arco di 3–5 anni

Confrontare i due modelli sul solo prezzo di acquisto porta fuori strada. Conviene ragionare sul costo complessivo in un orizzonte di alcuni anni, perché il centralino in sede ha voci che si ripetono:

• Investimento iniziale per apparati, licenze e installazione.
• Contratti di manutenzione annuali, che si sommano anno dopo anno.
• Ore del personale IT o interventi di tecnici esterni per aggiornamenti, modifiche e guasti.
• Sostituzione dell’hardware dopo alcuni anni, quando l’apparato diventa obsoleto o esce dal supporto: e l’investimento iniziale si ripete.
• Crescita a gradini: nuove linee o nuove sedi spesso richiedono schede o apparati aggiuntivi.

Con il centralino in cloud la spesa diventa un canone mensile per utente, senza investimento in hardware. Le voci da mettere a confronto sono il canone, gli eventuali telefoni da scrivania (facoltativi: bastano le app) e la connettività. Il risultato dipende dalla tua situazione, ma il budget diventa più prevedibile e le risorse liberate possono andare ad attività più utili che tenere in vita un impianto.

Continuità del servizio: cosa succede quando qualcosa va storto

Un centralino in sede è affidabile quanto l’ambiente in cui si trova. Un’interruzione di corrente, un guasto all’apparato, un allagamento o la caduta della linea Internet possono rendere l’azienda irraggiungibile. Chi chiama trova squilli a vuoto, una segreteria o il silenzio, e un potenziale cliente spesso prova subito con un concorrente.

Con un centralino in cloud la chiamata non finisce in un vicolo cieco. Se in ufficio manca la connessione, le regole di inoltro portano le chiamate verso altri numeri o verso le app mobili, e il team continua a rispondere dallo smartphone. L’infrastruttura è nei data center del fornitore, monitorati 24 ore su 24 e con copie ridondanti, e la piattaforma di EagleMercury è coperta da uno SLA di disponibilità del 99,999%.

Se vuoi approfondire cifratura, autenticazione a due fattori e archiviazione delle comunicazioni, trovi i dettagli nella pagina Sicurezza e archiviazione.

Crescita, nuove sedi e lavoro da remoto

È qui che le differenze si sentono di più. Con un sistema in sede, collegare un collaboratore che lavora da casa o una nuova filiale richiede spesso VPN, configurazioni dedicate e tempo del reparto IT: ogni persona da remoto diventa un piccolo progetto.

Con un centralino in cloud:

• un nuovo utente si aggiunge dal pannello di amministrazione, senza interventi sull’hardware;
• chi lavora da remoto usa le app con il numero aziendale, ovunque abbia una connessione;
• puoi attivare numeri geografici e numeri verdi in Italia e in altri paesi europei, e mantenere quelli attuali con la portabilità;
• risponditori automatici e IVR multilivello, anche in più lingue, smistano le chiamate secondo orari d’ufficio e festività;
• il telefono lavora insieme a chat, SMS e videoconferenze, ai CRM più diffusi e a Microsoft 365 e Outlook.

Tutte le funzioni di telefonia sono descritte nella pagina del centralino cloud.

Quando un centralino in sede può avere ancora senso

Il cloud è la scelta naturale per la maggior parte delle aziende, ma non per tutte. Un centralino in sede può restare ragionevole quando:

• l’azienda ha investito da poco in un impianto ancora lontano dalla fine del suo ciclo di vita;
• ci sono vincoli particolari sulla collocazione dei dati o sui sistemi collegati alla telefonia, da valutare caso per caso;
• le sedi hanno una connessione Internet insufficiente e non migliorabile nel breve periodo.

Anche in questi casi conviene pianificare il passaggio: si può partire da un gruppo di utenti o da una sede e spostare gli altri alla scadenza dei contratti in essere.

In sintesi

• Il centralino in sede richiede investimento iniziale, manutenzione continua e sostituzioni periodiche; quello in cloud si paga con un canone mensile per utente.
• Nel cloud le chiamate trovano sempre una strada: inoltro verso le app mobili e data center ridondanti, con SLA del 99,999%.
• Nuovi utenti, sedi e collaboratori da remoto si aggiungono in pochi passaggi, senza hardware.
• L’hardware in sede ha senso solo in pochi casi specifici.

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