Migrazione al VoIP: costi, tempi e cosa aspettarsi

Passare da un vecchio centralino o da una linea fissa tradizionale a un sistema telefonico VoIP in cloud è una delle scelte tecnologiche più convenienti per una piccola o media impresa. Eppure molte aziende rimandano, perché non sanno quanto costi davvero la migrazione, quanto tempo richieda e se rischi di bloccare il lavoro quotidiano.

In breve: con un centralino cloud non servono investimenti iniziali in hardware, il servizio non si interrompe e in molti casi si è operativi in pochi giorni lavorativi. Vediamo perché conviene, quali sono le voci di costo, come funziona il passaggio e quali errori evitare.

Perché le aziende lasciano i sistemi telefonici tradizionali

Di solito più fattori spingono nella stessa direzione:

• gli operatori investono sempre meno sulle reti in rame e sulle infrastrutture telefoniche tradizionali;
• il centralino in sede richiede manutenzione e, prima o poi, va sostituito;
• chi lavora da remoto o in modalità ibrida ha bisogno di un telefono che funzioni allo stesso modo su computer, smartphone e telefono da scrivania.

Una piattaforma in cloud come EagleMercury Elevate copre anche ciò che i vecchi impianti non sono nati per fare: app desktop e mobile con chiamate e SMS, riepiloghi automatici generati dall’intelligenza artificiale e tutte le funzioni di un centralino cloud senza sostituire apparati in sede.

Quanto costa davvero una migrazione al VoIP

Le voci da considerare sono poche, e nessuna richiede un investimento in conto capitale:

• Canone mensile per utente, senza spese di installazione né acquisto di apparati.
• Portabilità dei numeri esistenti, per mantenere i numeri che i clienti già conoscono.
• Telefoni da scrivania opzionali: si possono usare i telefoni VoIP compatibili, configurati automaticamente, oppure le sole app su computer e smartphone.
• Condizioni contrattuali flessibili: verifica con noi la formula più adatta alla tua azienda.
• Affiancamento nella messa in servizio, dalla raccolta dei requisiti al giorno del passaggio.

Il confronto va fatto sul totale. Spesso il costo mensile è pari o inferiore a quello attuale, perché spariscono la manutenzione dell’hardware, gli interventi di assistenza in sede e le licenze per singolo interno dei vecchi centralini. Il canone dipende dalle funzioni incluse nel piano scelto: per una cifra precisa conviene partire da una breve analisi della tua situazione.

Come pianificare la migrazione prima di fissare la data

Una migrazione fila liscia se la pianificazione viene prima della data di passaggio. Significa:

• documentare i flussi di chiamata, i menu del risponditore automatico e il numero di linee e utenti da trasferire;
• decidere se servono subito tutte le funzioni o se alcune possono arrivare in un secondo momento;
• individuare le sedi coinvolte e gli orari in cui il traffico telefonico è più basso.

Con la pianificazione già fatta, un’azienda piccola o con esigenze semplici può in genere passare in pochi giorni lavorativi. Per più sedi, instradamenti complessi o molti utenti, conviene prevedere un paio di settimane o più, per i test e per un avvio graduale.

Le fasi del passaggio

Un percorso ordinato segue cinque tappe:

1. Analisi: si raccolgono i requisiti e si definisce un calendario.
2. Definizione dei dettagli: flussi di chiamata, instradamenti, orari d’ufficio e festività.
3. Configurazione: creazione degli utenti, preparazione dei dati e ordine degli eventuali telefoni.
4. Test: verifica di tutti gli elementi prima del passaggio.
5. Messa in servizio: avvio, assistenza successiva e formazione degli utenti.

Portabilità del numero e continuità del servizio

La portabilità del numero è ciò che evita il rischio di fermo. I numeri restano attivi presso l’operatore attuale fino al momento del passaggio, quindi fino a quel momento il team continua a ricevere le chiamate sul vecchio sistema. La richiesta di portabilità viene gestita con l’operatore di provenienza, che si tratti di una linea fissa tradizionale o di un centralino in sede.

Il passaggio avviene in un orario concordato, di solito in una fascia a basso traffico, così da non lasciare vuoti nel servizio. Una volta in produzione, la piattaforma dichiara un livello di disponibilità del 99,999%.

Fare da soli o farsi affiancare

Per un’azienda con pochi utenti e instradamenti semplici, la configurazione autonoma dal portale di amministrazione può bastare. Con più sedi, menu complessi dei risponditori automatici o poco personale IT, è più prudente farsi seguire nella configurazione, nella portabilità, nei test e nel giorno del passaggio.

Migrare a fasi

Non è necessario spostare tutti insieme. Si può cominciare da un gruppo ristretto di utenti, mentre gli altri restano sul sistema precedente. Succede spesso quando si vuole provare la piattaforma prima dell’adozione completa, o quando il contratto con il vecchio fornitore è ancora in vigore.

Gli errori più comuni da evitare

Quasi tutti i problemi si prevengono con un minimo di preparazione:

• Saltare la verifica della rete: la qualità delle chiamate peggiora quando il traffico reale arriva sul nuovo sistema.
• Dimenticare le linee dedicate a fax, allarmi o ascensori, che spesso viaggiano sulla stessa infrastruttura delle linee principali.
• Passare senza un gruppo pilota: i primi problemi emergono davanti a tutta l’azienda.
• Non formare il personale prima del passaggio: l’adozione rallenta anche se la piattaforma funziona perfettamente.

In sintesi

• Il VoIP elimina l’hardware da acquistare e mantenere: si paga un canone mensile per utente.
• I numeri esistenti si mantengono grazie alla portabilità e il servizio non si interrompe.
• La pianificazione (flussi, linee, utenti, rete) è il passo che pesa di più sui tempi.
• Si può migrare a fasi, partendo da un gruppo pilota.

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