Migración a VoIP: costes, plazos y qué esperar del cambio

Pasar de un sistema telefónico antiguo o de una línea fija tradicional a una solución VoIP en la nube es una de las decisiones tecnológicas más rentables para una pequeña o mediana empresa. Aun así, muchas la aplazan porque no saben cuánto cuesta realmente la migración, cuánto tarda ni si afectará al trabajo diario.

En pocas palabras: con una centralita en la nube no hay inversión inicial en equipos, el servicio no se interrumpe y muchas empresas están operativas en pocos días laborables. Veamos por qué compensa, qué costes intervienen, cómo funciona el proceso y qué errores evitar.

Por qué las empresas abandonan los sistemas telefónicos tradicionales

Suelen coincidir varios factores:

• los operadores invierten cada vez menos en redes de cobre y en infraestructura telefónica tradicional;
• la centralita en la oficina requiere mantenimiento y, tarde o temprano, hay que sustituirla;
• los equipos remotos o híbridos necesitan un teléfono que funcione igual en el portátil, en el móvil y en el teléfono de sobremesa.

Una plataforma en la nube como EagleMercury Elevate cubre además lo que los sistemas antiguos no estaban pensados para hacer: aplicaciones de escritorio y móvil con llamadas y SMS, resúmenes automáticos generados por inteligencia artificial y todas las funciones de una centralita en la nube sin sustituir equipos en la oficina.

Cuánto cuesta realmente una migración a VoIP

Hay pocas partidas de coste y ninguna exige una inversión de capital:

• Cuota mensual por usuario, sin gastos de instalación ni compra de equipos.
• Portabilidad de los números actuales, para que los clientes sigan llamando a los números que ya conocen.
• Teléfonos de sobremesa opcionales: puedes usar teléfonos VoIP compatibles, configurados automáticamente, o solo las aplicaciones de ordenador y móvil.
• Condiciones contractuales flexibles: consúltanos la fórmula que mejor encaje con tu empresa.
• Acompañamiento durante la puesta en marcha, desde la recogida de requisitos hasta el día del cambio.

Conviene comparar el total. A menudo el coste mensual es igual o inferior al actual, porque desaparecen el mantenimiento del hardware, las visitas de soporte en la oficina y las licencias por extensión de las centralitas antiguas. La cuota depende de las funciones del plan elegido; para una cifra exacta lo mejor es empezar con un breve análisis de tu situación.

Cómo planificar antes de fijar la fecha del cambio

La migración transcurre sin sobresaltos cuando la planificación va antes de la fecha de puesta en marcha. Eso significa:

• documentar los flujos de llamadas, los menús del operador automático y el número de líneas y usuarios que se van a trasladar;
• decidir si necesitas todas las funciones desde el primer día o si algunas pueden llegar después;
• identificar las sedes implicadas y las franjas horarias con menos tráfico telefónico.

Con la planificación hecha, una empresa pequeña con necesidades sencillas suele poder cambiar en pocos días laborables. Si hay varias sedes, enrutamientos complejos o muchos usuarios, conviene prever un par de semanas o más para las pruebas y un despliegue escalonado.

Las fases del cambio

Un proyecto ordenado sigue cinco pasos:

1. Análisis: se recogen los requisitos y se fija un calendario.
2. Definición de detalles: flujos de llamadas, enrutamiento, horarios y festivos.
3. Configuración: alta de usuarios, preparación de datos y pedido de teléfonos, si los hay.
4. Pruebas: verificación de todo antes del cambio.
5. Puesta en marcha: arranque, soporte posterior y formación de los usuarios.

Portabilidad del número y continuidad del servicio

La portabilidad es lo que evita una interrupción. Los números siguen activos con el operador actual hasta el momento del cambio, de modo que tu equipo sigue recibiendo llamadas en el sistema antiguo hasta entonces. La solicitud se gestiona con el operador de origen, tanto si vienes de una línea fija tradicional como de una centralita en la oficina.

El cambio se hace a la hora acordada, normalmente en una franja de poco tráfico, para no dejar huecos en el servicio. Una vez en producción, la plataforma declara un nivel de disponibilidad del 99,999 %.

Hacerlo por cuenta propia o con acompañamiento

Para una empresa con pocos usuarios y enrutamiento sencillo, la configuración autónoma desde el portal de administración puede bastar. Con varias sedes, menús complejos de operador automático o poco personal de TI, es más prudente contar con apoyo en la configuración, la portabilidad, las pruebas y el día del cambio.

Migrar por fases

No hace falta trasladar a todos a la vez. Puedes empezar por un grupo reducido de usuarios mientras el resto sigue en el sistema anterior. Es habitual cuando se quiere probar la plataforma antes de la adopción completa o cuando el contrato con el proveedor anterior sigue vigente.

Errores frecuentes que conviene evitar

Casi todos los problemas se previenen con algo de preparación:

• Omitir la revisión de la red: la calidad de las llamadas empeora cuando llega el tráfico real al nuevo sistema.
• Olvidar las líneas de fax, alarmas o ascensores, que a menudo usan la misma infraestructura que las líneas principales.
• Cambiar sin un grupo piloto: los primeros problemas aparecen delante de toda la empresa.
• No formar al personal antes del cambio: la adopción se ralentiza aunque la plataforma funcione perfectamente.

En resumen

• El VoIP elimina el hardware que comprar y mantener: se paga una cuota mensual por usuario.
• Los números actuales se conservan gracias a la portabilidad y el servicio no se interrumpe.
• La planificación (flujos, líneas, usuarios, red) es lo que más influye en los plazos.
• Se puede migrar por fases, empezando por un grupo piloto.

¿Quieres saber plazos y costes para tu empresa? Contáctanos y prepararemos juntos un plan de migración a medida de tus sedes, enrutamientos y fecha de cambio.