Enviar en nombre de en Outlook: guía para delegar el correo

Cuando una directora comercial recibe decenas de correos al día, es normal que una asistente responda por ella, concierte citas o envíe ofertas. Lo importante es hacerlo con claridad: quien recibe el mensaje debe entender quién lo ha escrito y en nombre de quién.

Outlook y Microsoft Exchange ofrecen para ello el permiso Enviar en nombre de. Se activa en pocos minutos, pero algunos ajustes poco visibles marcan la diferencia entre una delegación ordenada y una fuente de confusión. En esta guía vemos:

• la diferencia entre «Enviar en nombre de» y «Enviar como»;
• cómo activar la delegación, como usuario y como administrador;
• cómo enviar un correo en nombre de un compañero;
• los problemas más habituales y cómo resolverlos.

Enviar en nombre de, Enviar como, Acceso total

Antes de configurar nada conviene elegir el permiso adecuado. Son tres, y a menudo se confunden.

Permiso	Qué ve el destinatario	Cuándo usarlo
Enviar en nombre de	«Delegado en nombre de Titular»	Delegación transparente: secretaría de dirección, asistentes comerciales
Enviar como	Solo el nombre del titular	Buzones de departamento como info@ o soporte@
Acceso total	Por sí solo no permite enviar	Leer y gestionar el buzón de otra persona

Con Enviar en nombre de, las dos identidades siguen visibles: en el campo «De» aparece el nombre de quien escribe junto al del titular. Quien recibe sabe con quién está hablando, y quien escribe asume la responsabilidad del mensaje.

Enviar como oculta por completo al delegado: el mensaje parece escrito por el titular. Es útil para los buzones de departamento, donde importa la dirección y no la persona, y mucho menos cuando se escribe en nombre de alguien concreto.

El Acceso total permite abrir el buzón de otra persona, pero no enviar desde él: para escribir hace falta además uno de los dos permisos anteriores.

Cómo activar la delegación

Hay dos caminos: la configura el titular del buzón desde Outlook, o el administrador para uno o varios usuarios.

Desde Outlook clásico para Windows (titular del buzón)

1. Abre Outlook y ve a Archivo > Información > Configuración de la cuenta > Acceso delegado.
2. Haz clic en Agregar, busca el nombre de tu compañero y confírmalo.
3. En la ventana de permisos elige el nivel de acceso para cada carpeta. Si a tu compañero le basta con enviar, configura Ninguno para Calendario, Bandeja de entrada y las demás carpetas.
4. Marca la opción que envía al delegado copias de los mensajes relacionados con reuniones solo si también tiene que gestionar tus citas.
5. Confirma con Aceptar.

Agregar un delegado ya concede el permiso Enviar en nombre de. Dejar las carpetas en Ninguno es el detalle que muchos pasan por alto, pero es el más importante: tu compañero puede escribir en tu nombre sin ver correos y citas que no necesita. Es el principio de mínimo privilegio, útil también para el RGPD, porque limita el acceso a los datos personales que contiene el buzón.

Como administrador

Quien gestiona los buzones de varios usuarios lo hace desde la consola de administración. En Microsoft 365 la ruta es Usuarios > Usuarios activos: se selecciona al titular y, en la pestaña Correo, se abren los permisos del buzón (Enviar en nombre de).

Para muchos usuarios a la vez se usa PowerShell de Exchange. Atención a un detalle: con una dirección simple, el comando sustituye la lista de delegados; para añadir uno sin quitar los demás se escribe así:

Set-Mailbox -Identity "direccion@example.com" -GrantSendOnBehalfTo @{Add="asistente@example.com"}

Si tu correo está en el Correo Exchange de EagleMercury, los buzones se gestionan desde el mismo panel de EagleMercury, integrado con las cuentas que ya existen en tu empresa.

Cómo enviar un correo en nombre de un compañero

Con el permiso activo, el envío requiere pocos clics. El procedimiento cambia muy poco entre Outlook para Windows y Outlook en la web.

Outlook clásico para Windows

1. Abre un mensaje nuevo y ve a la pestaña Opciones.
2. Haz clic en De para mostrar el campo del remitente.
3. En el menú del campo De elige Otra dirección de correo electrónico y busca el nombre del titular en la Lista global de direcciones.
4. Escribe y envía como siempre.

Outlook en la web

1. Abre un mensaje nuevo y, desde la pestaña Opciones o el menú …, elige Mostrar De.
2. Haz clic en el campo De y selecciona la dirección del titular.
3. Escribe y envía.

El destinatario verá como remitente «Nombre del delegado en nombre de Nombre del titular». Los nombres de los menús pueden variar ligeramente entre versiones de Outlook.

Una condición que conviene comprobar antes de nada: el buzón del titular tiene que estar visible en la Lista global de direcciones. Si está oculto, el delegado no podrá seleccionarlo, use la aplicación que use.

Los problemas más habituales

Aunque todo esté bien configurado, a veces surge algún contratiempo. Estos son los más frecuentes:

• El permiso parece no funcionar. Los cambios no siempre son inmediatos: pueden tardar desde unos minutos hasta algunas horas. Vuelve a intentarlo más tarde antes de pedir ayuda.
• Los mensajes no aparecen en Elementos enviados del titular. Por defecto se guardan en Elementos enviados del delegado. El administrador puede hacer que también se guarde una copia en el buzón del titular (parámetro -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true de Set-Mailbox).
• No aparece el botón De. En Outlook para Windows el campo está oculto hasta que lo activas desde la pestaña Opciones; después sigue visible en los mensajes nuevos.
• Error «No tiene permiso». Normalmente la delegación no se guardó o se eligió la dirección equivocada en el campo De. Pide al titular que vuelva a conceder el acceso y comprueba el remitente seleccionado.

Delegación y seguridad

La delegación también es una cuestión de control. Algunos buenos hábitos:

• Revisa las delegaciones con regularidad y retíralas en cuanto un compañero cambie de puesto o deje la empresa.
• Prefiere Enviar en nombre de a Enviar como cuando se escribe en nombre de una persona: los destinatarios aprenden a reconocer quién escribe, y los mensajes «de parte del jefe» son justo los que imitan los estafadores.
• Protege el correo frente a la suplantación. Los fraudes que fingen venir de un directivo están entre los más extendidos. En el Correo Exchange de EagleMercury, Email Protection Premium incluye AI Guardian, que detecta la suplantación de directivos y proveedores y los fraudes en facturas y pagos.

En resumen

• Enviar en nombre de muestra tanto a quien escribe como al titular: es la opción adecuada para asistentes y secretarías.
• El titular lo activa desde Outlook (Acceso delegado), el administrador desde la consola o con PowerShell; dejar las carpetas en Ninguno limita el acceso a lo que de verdad hace falta.
• Para enviar basta con mostrar el campo De y elegir al titular en la Lista global de direcciones.

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