Confrontare documenti senza impazzire

Confrontare documenti senza impazzire è possibile.

Quante volte hai perso ore per verificare un contratto, un semplice documento? Quanto ti è costato? o meglio quanto ti costa ogni ora persa in questa noiosa attività?

Ti è mai capitato che una minima modifica passasse inosservata?

Confrontare due documenti deve essere semplice e soprattutto preciso e rapido!

In ogni attività capita di dover collaborare su un documento o su un progetto. capire chi ha modificato, aggiunto o eliminato e cosa è spesso un lavoro da supereroe, soprattutto se non si utilizzano gli strumenti adatti.

Su autorizzazione Workshare Inc. riportiamo libera traduzione articolo di Leila Al-Qattan “TOP 5 HACKS: HOW TO COMPARE FILES WITHOUT LOSING YOUR SANITY” (come confrontare documenti senza impazzire)

Diciamolo chiaro, oggi uno dei maggiori impegni in termini di tempo per un avvocato non riguarda la pratica del diritto: bensì dover confrontare i file. Questo processo è diventato parte della vita quotidiana per i professionisti legali in tutto il mondo; tuttavia, è ancora oggi un’operazione inefficiente e noiosa. La pressione esistente sugli avvocati per ridurre il tempo fatturabile, ottenendo il medesimo lavoro in termini di qualità e quantità indica che qualcosa bidìsogna fare!

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Di seguito i migliori modi per risparmiare tempo e confrontare documenti senza impazzire:

Smettere di destreggiarsi tra le differenti versioni

Lo scambio di contratti con altri soggetti spesso coinvolge versioni multiple condivise via email. Troppo spesso i soggetti terminano con l’averediverse versioni modificate di un contratto e non sanno quale di queste sia la più recente.
Gli avvocati (e non solo loro aggiungiamo noi di Eagle Networks) devono fare tutto il possibile per operare sulla’ultima versione di un accordo, evitando quindi il confronto tra varie versioni dei file. Tenere traccia di quale documento sia più recente è il modo migliore per evitare confusione e risparmiare tempo durante il processo di revisione del contratto. Inoltre, un solido sistema di gestione documentale (DMS) è ormai indispensabile per la vostra azienda per tenere traccia, archiviare e gestire i documenti – non importa il numero di versioni che si posseggono. Il trucco per confrontare documenti senza impazzire è trovare un modo per integrare il DMS con gli strumenti di elaborazione testi, contribuendo a rendere il flusso di lavoro molto più efficiente.

Non fidatevi ciecamente della traccia delle modifiche

Naturalmente, confrontare documenti senza impazzire significa farlo nel modo più accurato possibile. Anche il più piccolo errore può fare la differenza per una proposta importante e creare problemi per i vostri clienti.
Purtroppo, Word non sempre aiuta a evitare questi problemi, in quanto non tiene conto di tutte le parti del documento. Le modifiche apportate in tabelle, intestazioni e piè di pagina sono solo alcune delle cose che non sono monitorate da Word, quindi è necessario fare in modo di controllare anche queste sezioni del documento, altrimenti si corre il rischio di condividere informazioni sbagliate.

Ricordati, gli esseri umani sbagliano

Purtroppo, non importa quante volte si guarda a un documento, a volte alcuni errori non si vedono e rimangono.
Per essere certi di confrontare documenti senza impazzire è indispensabile ben definire quali siano i passi del processo di controllo e relativi contrappesi.
Ad esempio, la limitazione di chi possa o non possa apportare modifiche ad un contratto è un buon modo di gestire il controllo di versione.
Inoltre, avere una chiara idea dei singoli ruoli nel processo di revisione farà risparmiare tempo nel lungo periodo, non ci saranno più persone ad effettuare le medesime modifiche, intranciandosi l’un l’altro e causando inutili perdite di tempo.

Ricordati che esistono i metadati

Quando si effettua il rilevamento delle modifiche in Word, si incrementa il rischio di avere metadati nascosti nei documenti. La funzione di “traching” delle modifiche non elimina le informazioni che non si vogliono diffondere e che devono restare confidenziali.
Per evitare che le informazioni sensibili siano diffuse anche accidentalmente è indispensabile l’utilizzo di un software che le identifichi in modo da poterle rimuovere.

Confrontare documenti senza impazzire è possibile

Si tratta semplicemente di individuare ed utilizzare il giusto strumento!

Con così tanti problemi tra i quali destreggiarsi quando si confrontano i documenti, basta utilizzare il giusto software per rendere tutto semplice ed accurato.
Un software che combini la comparazione dei documenti con la rimozione dei metadati, integrandosi con i vostri DMS ed il software per la posta elettronica è essenziale e consente di risparmiare tempo nelle operazioni giornaliere di gestione del documento.Fonte Workshare Blog – Traduzione libera Eagle Networks